Le télésecrétariat médical

Tous les professionnels de santé sont un jour confrontés au problème des tâches administratives de plus en plus lourdes. Si certains ont la chance d'avoir une secrétaire médicale à disposition, pour d'autres, cela est plus complexe.

Dans certains cas, il se peut que l’infrastructure du cabinet médical ne puisse pas accueillir de secrétaire. Il se peut également que l’embauche d’une personne soit plus contraignante que salvatrice.

Il existe une solution permettant malgré tout d’avoir un service de secrétariat sans pour autant assumer les contraintes en découlant : le télésecrétariat médical.

Comment fonctionne un télésecrétariat médical externalisé ?

La technologie permet aujourd’hui des prouesses indéniables. La distance n’est plus un frein pour produire un service optimal. En effet, quelque-soit l’implantation du cabinet médical desservi, 4M Téléphonie peut en assurer le télésecrétariat.

Un logiciel de gestion en partage est fourni dans la prestation. Ainsi, la secrétaire dédiée, ainsi que le professionnel de santé, voient en temps réel l’agenda et diverses sources d’informations à partager.

La communication entre les deux parties se fait à travers de l’outil pour plus de simplicité. Ainsi, le professionnel de santé laisse ses instructions (ex : courrier à taper pour le patient X et à envoyer à Y) et la secrétaire dispose de tous les éléments pour mener à bien son travail.

D’autre part, la ligne téléphonique du cabinet est déportée sur celle du télésecrétariat. Ainsi, le téléphone ne sonne plus, c’est la secrétaire qui se charge de toutes les réceptions.

Grâce au service personnalisé, la réception d’appels se fait au nom du cabinet médical et les rendez-vous sont donc inscrits sur le logiciel, en temps réel.

La télésecrétaire prend soin de reconfirmer l’heure et le jour du rendez-vous aux patients. Dans certains cas, 4M Téléphonie propose le renvoi d’SMS ou d’un email 24 h avant ledit rendez-vous afin que les patients n’oublient pas ou puisse décommander s’ils ne peuvent plus venir.

Il est également possible de mettre à disposition un agenda de disponibilités pour les patients. Cela permet la prise de rendez-vous en dehors des heures de permanence du secrétariat. De même, un répondeur téléphonique au nom du cabinet médical géré est mis en place, en dehors des heures de service.

D’autre part, il est possible de laisser certaines directives (ex : pas de visites à domicile, pas de rendez-vous dans tel ou tel créneau etc…). En cas d’absence au cabinet (congés non remplacés, urgences etc..), les télésecrétaires contactent le SAMU et vous en informent à votre retour.

Chaque secrétaire a en charge un ou plusieurs cabinet(s), suivant ses disponibilités et ses domaines de compétences. Le professionnel de santé n’a qu’un seul interlocuteur : la secrétaire mise à disposition.

Toutes nos secrétaires sont rigoureusement sélectionnées tant par leur professionnalisme que par leur expérience et sérieux. Elles sont également tenues au secret médical.

En résumé, le service est tellement professionnel, qu’un patient qui appelle ne saura pas s’il s’agit d’un secrétariat sur place ou d’un télésecrétariat médical.

Pourquoi faire appel à un télésecrétariat médial ?

Les professionnels de santé sont souvent confrontés à des charges fluctuantes de tâches administratives. Celles-ci sont chronophages et ne permettent généralement pas de mener des consultations dans de bonnes conditions.

En effet, qu’il s’agisse de la réception d’appels téléphoniques, de la gestion de l’agenda, des diverses réalisations administratives en relation avec la Sécurité Sociale ou les Mutuelles, les prises de rendez-vous avec les laboratoires ou les délégués médicaux etc, ces tâches constituent une seconde journée de travail après la première pourtant déjà chargée.

Tout gérer seul(e) ne permet pas au professionnel de la santé d’être efficace et de rentabiliser son temps de travail. En effet, les consultations sont souvent entrecoupées par les appels téléphoniques d’autres patients souhaitant un rendez-vous ou un renseignement.

Ainsi, il est difficile d’être à l’écoute et de fournir un soin optimal. La perte de temps est manifeste, sans compter que cela peut également occasionner une perte de patientèle. Le mieux est donc de disposer d’un secrétariat.

Mais dans certains cas, il se peut que l’embauche d’une secrétaire sur place ne soit pas possible pour maintes raisons.

Par chance, il existe aujourd’hui une solution efficace et idéale : Le télésecrétariat médical. Ce service offre une véritable opportunité pour les professionnels de santé.

4M Téléphonie est une entreprise spécialisée dans le télésecrétariat depuis 2012.

Nous mettons des secrétaires médicales professionnelles à la disposition de différentes professions de la santé (chirurgien, généraliste, pédiatre, ophtalmologiste, dentiste, kinésithérapeute, ORL…). Notre champs d’action est large et comprend entre autre la prise en charge des appels téléphoniques, la gestion des agendas, la prise de rendez-vous ainsi que diverses tâches administratives (courriers etc).

Le but étant que le professionnel de la santé se consacre uniquement à ses patients, en proposant des soins dans des conditions optimales.

Un professionnel de santé ne peut pas occuper en plus, un poste de secrétaire médicale. En exerçant chacun son métier, cela permet une meilleure organisation ainsi que des prestations efficaces et professionnelles.

Quand faire appel à un télésecrétariat médical ?

L’un des avantages du télésecrétariat réside dans le fait qu’il n’y ait pas de contraintes. En effet, il est possible de faire appel aux services de 4M Téléphonie seulement pendant une semaine, un ou plusieurs mois pour éponger un pic d’activité, des tâches administratives délaissées, ou encore en remplacement d’un congé maladie….

Nos services sont également accessibles sur une période plus longue : pour un remplacement de congé maternité, parental ou sur un plus long terme. La liberté proposée par ce type de service est fondamentalement salvatrice.

Quoi qu’il en soit, la télésecrétaire sera toujours spécialisée et professionnelle. Elle sera immédiatement apte à travailler sans période d’adaptation, ni même de formation.

Un nouveau cabinet médical ? Une nouvelle implantation ? Un départ à la retraite ? Un congé maladie ? Un congé parental ? Ces cas de figure sont souvent synonymes de contraintes pour les professionnels de santé. Le télésecrétariat médical offre un service idéal et sur-mesure, afin de pallier aux déconvenues.

Inutile de perdre du temps à la recherche d’un(e) remplaçant(e), 4M Téléphonie met à votre disposition la secrétaire médicale idéale pour le laps de temps désiré.

Les avantages du télésecrétariat médical

Les avantages d’un tel service sont nombreux :

- Flexibilité : le télésecrétariat médical vous permet d'être plus libre et donc plus flexible sur votre journée.

- Choix de la collaboration : ponctuelle ou permanente

- Un service opérationnel immédiatement sans besoin de formation spécifique

- Les télésecrétaires médicales sont professionnelles et expérimentées

- Le service de télésecrétariat médical, tout comme le tarif sont « à la carte »

- Gain de temps : vos journées sont mieux structurées et vous pouvez prendre plus de patients en charge, sans être dérangé.

- Un secrétariat toujours opérationnel : vous n'avez pas le problème de vacances à gérer etc. Notre service de télésecrétariat médical est opérationnel tout au long de l'année.

- Le télésecrétariat médical permet aux professionnels de la santé d'être exonérés de charges sociales

- Avec le télésecrétariat médical, vous n'avez aucun investissement de matériel ni d’infrastructure supplémentaires à gérer

Vous hésitez encore ? Nous vous proposons de tester nos services afin de vous faire une idée. Ainsi, vous pourrez apprécier le professionnalisme de notre télésecrétariat médical et le gain de temps indéniable que cela vous fera gagner.